Was es bei einer Online Tagung zu beachten gilt
posted am: 4 Mai 2021
Die Durchführung von Online Tagungen mit Personen, die sich an verschiedenen Orten befinden, kann schwierig zu handhaben sein. Wenn Sie sich im Voraus vorbereiten und sicherstellen, dass Ihre Meetings gut strukturiert, moderiert und gut kommuniziert werden, können Online-Meetings zu einer äußerst effektiven Plattform für die Verbindung von Interessengruppen werden. Hier erfahren Sie genau, was Sie dabei beachten sollten.
Erstellen Sie eine klare und gut kommunizierte Agenda
Eine Tagung mit einem vagen Zweck führt oft zu Verwirrung und viel verschwendeter Zeit. Halten Sie niemals eine Online Tagung ohne eine klare Agenda ab. Um es allen Beteiligten leicht zu machen, bereiten Sie eine formale Agenda mit allen wichtigen Themen vor, die im Meeting besprochen werden sollen, und sortieren Sie diese nach Ihren geschäftlichen Anforderungen. Erwähnen Sie auch klar, welche Rolle Sie von jedem Teilnehmer in der Besprechung erwarten. Versenden Sie diese Agenda mindestens 24 Stunden vor dem Meeting, und bitten Sie alle Teilnehmer um eine Bestätigung.
Ernennen Sie einen Moderator
Eine Online Tagung ohne Moderator wird mit ziemlicher Sicherheit aus dem Ruder laufen. Durch die Ernennung eines Moderators geben Sie dieser Person die Befugnis, den Ablauf zu steuern. Niemand kann ohne die Erlaubnis des Moderators sprechen, und der Moderator ist derjenige, der dafür sorgt, dass sich alle auf das Thema konzentrieren. Dies ist besonders wichtig bei Online-Meetings, da die Wahrscheinlichkeit von Fehlkommunikation aufgrund von Internetverbindungen und Problemen mit der Audio- oder Videoqualität hoch ist.
Bereiten Sie Ihr System im Voraus vor
Bitten Sie alle Teilnehmer, ihre Computer mindestens 20 Minuten vor Beginn des Meetings neu zu starten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon funktionieren und dass Ihre Meeting-Software mehrere Teilnehmer unterstützt.
Setzen Sie Zeitlimits
Eine zeitliche Begrenzung Ihrer Meetings kann Ihre Produktivität erheblich steigern und Ihnen helfen, in der begrenzten Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, viel mehr Nutzen zu ziehen. Sie können zum Beispiel die Dauer der Tagung auf 30 Minuten festlegen und jedem der Tagesordnungspunkte 10 Minuten zuweisen. Auf diese Weise bleiben die Teilnehmer fokussiert und die Tagung läuft nicht aus dem Ruder.
Minimieren Sie Ablenkungen
Ablenkungen können in Online Tagungen leicht zu Missverständnissen führen. Um sie zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer in einem geschlossenen und gut beleuchteten Raum mit einem klaren Hintergrund sitzen. Außerdem ist es besser, Kopfhörer und ein Kragenmikrofon anstelle des Mikrofons Ihres Laptops zu verwenden, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten.
Schließen Sie mit klaren Aktionspunkten ab
Viele Unternehmenstagungen enden mit vagen Versprechungen und Zusicherungen der Teilnehmer. Es liegt in der Verantwortung des Moderators, Aktionspunkte für jeden der Tagesordnungspunkte herauszuarbeiten und von allen Teilnehmern bestätigen zu lassen. Die wichtigste Regel ist, einen Aktionspunkt zu identifizieren, ihn einer Person zuzuordnen und eine Frist zu vereinbaren.
