Eventagentur

posted am: 20 Marz 2018

Jedes Konzert und jede öffentliche Veranstaltung benötigt eine hinreichende Planung. Alles muss genau zusammenspielen, damit die Abläufe am Ende nicht in einem Chaos enden. Für solche Fälle gibt es spezielle Eventagenturen, die sich darauf spezialisiert haben die Ausrichtung solcher Ereignisse zu übernehmen. Doch welche Leistungen werden von einer solchen Agentur offeriert? In welchem Umfang werden die Unternehmen tätig und was muss man sonst noch wissen, wenn man die nächste Veranstaltung auf diese Weise professionell Organisieren lassen will?

Von der Planung bis zur Nacharbeit  

Eine Eventagentur, wie die Der Party Löwe GmbH & Co. KG, übernimmt im Grunde alles von der Planung bis zur Nachsorge. Hierzu zählen nicht nur die reine Ausrichtung, sondern auch das Einholen aller Genehmigungen, die Sorge für Sicherheit und Verpflegung, die Produktion und der Verkauf von Eintrittskarten bis hin zu den abschließenden Räumungsarbeiten. Dabei entscheidet der Kunde in welchem Umfang er welche Leistungen in Anspruch nehmen will und welche Tätigen er in Eigenarbeit durchführt.   

Im Prinzip lassen sich auf diese Weise maßgeschneiderte Pakete erstellen, die an die jeweiligen Anforderungen der Veranstalter angepasst werden können. Dies ist auch ein elementarer Faktor in der Kostenplanung, denn grade größere Veranstaltungen sind in der Ausrichtung meist entsprechend teuer. Allerdings stellen Eventagenturen einen Service zur Verfügung, der darauf ausgelegt ist die Kosten so gering wie nur möglich zu halten. Daher kann sich eine Beauftragung schon aus diesem Grund lohnen. 

Was sollte man beachten  

Wer eine Eventagentur beauftragen will, der sollte sich im Vorfeld Gedanken über die Gestaltung der Verträge machen. Diese sollten so genau wie nur möglich ausgehandelt werden, denn auf diese Weise erhalten beide Seiten eine unentbehrliche Sicherheit. Im Vertrag sollten wesentliche Dinge, wie die Verantwortung für Sicherheit, medizinische Versorgung, Verpflegung und technische Ausstattung in jedem Fall festgehalten werden. Somit gibt es später keine Auseinandersetzungen darüber, wer bei einem Unfall oder einer anderen kritischen Situation einen Fehler gemacht hat. Die Aufgabenbereiche müssen entsprechend getrennt sein, denn nur so kann alles effektiv zusammenspielen.  

Zudem sollte man auch in Bezug auf Verantwortlichkeiten gegenüber den Behörden entsprechende Richtlinien festlegen. Daher sollte jeweils nur eine Partie die entsprechenden Genehmigungen einholen, sodass auch hier klar ist, wer am Ende für die entsprechenden Vorgänge unterzeichnet hat. 

Welche Kosten sind zu erwarten?

Die Kosten für eine Eventagentur richten sich in der Regel nach dem Umfang der Leistungen. Allerdings kann auch die Größe des Events einen Einfluss haben, denn je mehr organisatorischer Aufwand im Raum steht, desto mehr Arbeit steht auch für die Agentur im Raum. Daher sollte im Vorfeld eine genaue Kalkulation der Kosten veranschlagt werden. Zudem kann es nicht schaden, sich Kostenvoranschläge von mehreren Unternehmen vorlegen zu lassen, sodass man durchaus Wahlmöglichkeiten hat. Dabei gilt es aber zu bedenken, dass nicht immer das günstigste Angebot auch das Beste sein muss.

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DIE FREIE ZEIT WERTVOLL NUTZEN

Amüsements und Unterhaltungen in der Freizeit sind heutzutage gefragter denn je - wohl nicht zuletzt, weil immer weniger freie Zeit übrig bleibt. Die Möglichkeiten der Unternehmungen sind grenzenlos und diverse Veranstaltung reißen das Ruder mehr und mehr an sich. Seien es nun Kabaretts, Rock- oder Popkonzerte, Fußballspiele oder Events, wie die Regenbogenparade - sie alle gehören geplant, organisiert und schlussendlich unter größten Sicherheitsvorkehrungen abgehalten. In diesem Blog wollen wir auf das Thema Veranstaltungen näher eingehen und dabei unter anderem die verschiedenen Arten von ihnen, die möglichen Locations, Ideen dahinter und das jeweilige individuelle Angebot ins Auge fassen. Du möchtest Tipps zu Events in deiner Nähe? Schau dich auf meinem Blog um, ich versuche alles vorzustellen.

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